כתיבה עסקית יעילה

July 24th, 2016

 

כשאתה מנהל עסק, חשוב שתהיה מודע לאופן שבו אתה מתקשר עם לקוחותיך, הצוות שלך, המשקיעים והספקים שלך. החומר הכתוב שלך, מהתכנית העסקית ועד לתכנית השיווק, מהווה את המפגש הראשון שיש לאדם עם חברתך.

לכן חשוב שתוודא שהכתיבה ברורה, ושניתן להתייחס אליה. כטבעו של עסק קטן, אחת המיומנויות החיוניות אותה עליך ללמוד היא גורם המהירות. עליך לשלוח הודעה במהירות ובאופן קל להבנה. זה המקום שבו עקרונות פשוטים של שפה נכנסים לפעולה.

הבנת מישור שפה

שפה פשוטה משמעותה הקפדה על כתיבה ברורה ותמציתית. כלומר, הסרת התוכן הפוגע בקורא מההודעה. לדוגמא: "הדו"ח תואר בשלוש סוגיות: חוסר בשכר גבוה ללקוחות, המרות, ולקוחות חוזרים".

משפט זה הרבה יותר יעיל מאשר: "הדו"ח לניהול העליון התווה שסוגיות היום משולשות. תצפיות אלו כוללות את זרם הלקוחות הפוטנציאליים ברמה נמוכה, חוסר המרות יעילות, וחוסר יכולת למשוך לקוחות חוזרים".

שיטות לפשט כתיבה עסקית

אלו שיטות פשוטות לפשט את השפה:

לזכור את קהל היעד. קהל היעד צריך להבין מהו תחום התמחותך. קל לזכור לשמור על דברים פשוטים. כשאתה לוקח את זה בחשבון, אתה צריך:

להיפטר מסלנג. להסיר ביטויים כגון "לשרוף שיעור", "לגעת בבסיס" ו"מסיטי הפרידגמה".

להחליף שפה מנופחת עם מילים פשוטות. לדוגמא: פרידגמה פירושה "חידה" והיא רק מילה יפה ל"בעיה".

ארגון. ההודעה צריכה להיות מוצגת תמיד באופן רציף, הגיוני, צעד אחר צעד, כדי שיהיה קל לעקוב אחריה.

שימוש בקול פעיל. הבהר מי עושה מה. משפטים צריכים להיות "אנחנו נעשה את זה כדי להשיג "X" ולא "החברה תשיג X באמצעות עשיית Y".

מזעור פסקאות ארוכות. יש לעזור לקורא לעכל את המידע המוצג בנתחים קטנים בכל הזדמנות אפשרית. לשבור פסקאות ארוכות לקצרות יותר עם כותרות משנה, ולהפוך את המשפטים לבני עשרים מילים מקסימום.

טבלאות, תרשימים ודוגמאות. למידע מורכב או נתונים שצריכים להיות מנותחים, יש לכלול עזרים חזותיים מועילים או דוגמאות.

שימוש בטיפים אלו, מאפשרת כתיבה עסקית ברורה, קריאה וקלה להבנה. התוצאה תהיה לקוחות שנוהרים לעסק, המעוניינים להשתמש בשירותיך.

בנוסף כדאי לקרוא על:

כתיבה עסקית למנהלים

איך לשפר את כישורי הכתיבה

כתיבת תוכן לעסקים